Terra-Platform bevezetési lépései

Szervezetem, vállalkozásom – szerepkör, erőforrás, eszköz, infrastruktúra

A második lépésben a vállalkozást leképezzük a rendszeren belül szervezeti egységekre, szerepkörökre, szenioritásokra, kompetenciákra. Ezekhez embereket, erőforrások kötünk. A tevékenység végzéséhez szükséges infrastruktúrák, épületek, raktárak, pozíciók, eszközök stb. nyilvántartása is felépítésre kerül.

A rendszeren belül a teljes vállalati felépítés és infrastruktúra hierarchikusan kialakítható, kiváló vizuális megjelenítéssel és rögzítési felülettel. A szervezeti egységekhez szerepkörök, azokhoz pedig az azokat betöltő munkatársak rendelhetők. Az ő szenioritásaik, kompetenciáik, akár pszichometriai adataik kapcsolódó információként hatalmas segítséget nyújthatnak a vezetőiknek, vagy akár a HR munkatársaknak. Ezen a funkcionális felületen jelennek meg a felhasználói információk, jogosultságok, képesítések és képzettségek stb. is. Az egyes személyekhez, munkakörökhöz, szerepkörökhöz kapcsolódó képesítések, tanúsítványok felülvizsgálati feltételei automatizálhatók, ezekhez egyedi folyamatok, értesítések, riasztások kapcsolhatók. A vállalkozás tevékenységeihez szükséges tárgyi feltételek, eszközök nyilvántartásai is ekkor kerülnek rendszeren belül felépítésre. Ide tartoznak többek között a járművek, gépek, szerszámok, egyéb elektronikai-, informatikai-, telekommunikációs eszközök, de még a belépőkártyák is stb. Ahogy ezek az elemek megjelennek a rendszer nyilvántartásában, ott azonnal „láthatóvá válnak” minden az alkalmazásban kialakításra került tevékenység számára elérhetők lesznek (pl. igénylés, jóváhagyás, használat, mozgatás, selejtezés, karbantartás stb.). Így például egy munkatárs számára kiadott gépről, eszközről pontosan tudható, hogy éppen kinél van, annak minden paramétere, garancia információi, karbantartási szükségletei elérhetők, hozzájuk értesítések, riasztások kapcsolhatók (pl. műszaki engedély lejárata stb.).

Amennyiben a vállalkozás holdingszerűen, cégcsoportba foglalt tagokkal rendelkezik és működik, úgy ezek közösen és külön-külön is képesek a rendszert használni. Az egyes tagok egyediségei és azonos működési sajátosságai, folyamatai a közös és elkülönült erőforráshasználat egyaránt kezelésre kerülhet. Egy szervezet alaptevékenységei földrajzilag, területileg eltérő helyszíneken végezhetők, így ezek megjelentetése, megcímezhetősége alapelvárás egy támogató szoftverrel szemben. Irodák, telephelyek, raktárak, zónák, tárolók, állványok, polcok stb. vállalatra szabott kialakítása gyorsan és kompromisszumok nélkül elvégezhető a rendszerben. Ezt követően ezek már részt vehetnek minden, szervezetet érintő tevékenységben, melyek az alkalmazásban is helyet kapnak.

Tevékenységeim – folyamatok, ügyek/projektek, feladatok/teendők

A feltérképezett eljárások, folyamatok kialakításra kerülnek az alkalmazásban, így a valós élet történései ott modellezésre kerülnek. A rendszer professzionális feladat- és projektkezelő moduljaiban a beépített munkafolyamat vezérlő segítségével az ügyeket leképezzük, folyamatokba szervezzük. Mindezeket pontosan, a tényleges működésnek megfelelően, szabályozottan, hogy a jövőbeni hibák elkerülhetők legyenek.

A vállalkozás valódi motorját a mindennapi tevékenységek adják. A Terra-Platform ezen a ponton kelti életre a korábban rögzített stratégiai alapokat és erőforrásokat. A rendszerben a folyamatok nem csupán statikus leírások, hanem dinamikus munkafolyamatok (workflow-k), melyek végigvezetik a felhasználót az adott ügy vagy projekt minden fázisán. Legyen szó egy egyszerű teendőről vagy egy komplex, többszereplős projektmenedzsment feladatról, a szoftver biztosítja a strukturált munkavégzést. A beépített automatizmusok garantálják, hogy semmi ne merüljön feledésbe: a feladatok határidőhöz, felelőshöz és prioritáshoz kötöttek. A "berendezett iroda" elve itt válik igazán érezhetővé, hiszen a tevékenységek közvetlen kapcsolatban állnak a releváns dokumentumokkal, partnerekkel és eszközökkel. A vezetők számára a folyamatok átláthatósága kontrollt, a munkatársak számára pedig egyértelmű iránymutatást jelent. A rendszer rugalmassága lehetővé teszi, hogy a standard piaci folyamatok mellett a cég egyedi, „best practice” megoldásait is integráljuk, így a szoftver nem kényszeríti rá a szervezetre a saját logikáját, hanem támogatja és digitalizálja a már bevált működési módokat.

Digitális állományaim – Fájl, mappa, irat, dokumentum

A negyedik lépésben a vállalkozás tevékenységeihez kapcsolódó állományokat, dokumentumokat, iratokat, mappákat szervezzük a rendszeren belül. A legnépszerűbb fájltípusok előnézetben megtekinthetők, létre is hozhatók, akár szerkeszthetők. Verziókezelés, archiválás, jóváhagyás, érvénybe léptetés és könnyen menedzselhető megosztás, jogosultság kezelés egyaránt megoldott.

A modern üzleti működés elképzelhetetlen hatékony dokumentumkezelés nélkül. A Terra-Platform ezen modulja túllép a hagyományos fájltároláson; egy integrált dokumentumkezelő ökoszisztémát kínál, ahol minden állomány szerves részét képezi az üzleti kontextusnak. A fájlok nem elszigetelt mappákban pihennek, hanem közvetlenül kapcsolódnak az adott ügyhöz, projekthez, partnerhez vagy eszközhöz. Az előnézeti funkció és a beépített szerkesztési lehetőségek révén a felhasználók anélkül dolgozhatnak, hogy külső alkalmazások között kellene váltogatniuk. A biztonság és a követhetőség alapkövetelmény: a verziókezelés biztosítja, hogy mindig a legfrissebb dokumentum legyen elérhető, miközben a korábbi állapotok is visszakereshetők maradnak. A jogosultságkezelés finomhangolható, így mindenki csak azokhoz az információkhoz fér hozzá, amelyek a munkájához szükségesek. A jóváhagyási munkafolyamatok integrálásával az iratok véleményezése és érvénybe léptetése automatizált úton halad végig a szervezeten, radikálisan csökkentve az adminisztrációs átfutási időt és megszüntetve a papíralapú vagy e-mail-alapú kaotikus egyeztetéseket.

Nyilvántartásaim – Törzsadatok, partnerek, cikkek, stb.

Az ötödik lépésben az alkalmazás alapnyilvántartásai (partner, ember, eszköz, cikk, raktár stb.) feltöltésre kerülnek. Ezen felül a rendszeren belül rugalmasan és gyorsan létrehozhatók a szervezetre jellemző egyéb nyilvántartások is.

A szoftver szíve a strukturált adattömeg, amely a vállalkozás tudásbázisát alkotja. Ebben a fázisban a Terra-Platform-ot feltöltjük azokkal a kritikus törzsadatokkal, amelyek a napi működés hivatkozási pontjai lesznek. A partnernyilvántartás nem csupán egy címlista; egy komplex CRM szemléletű modul, amely tartalmazza az összes kapcsolódó ügyet, dokumentumot és pénzügyi előzményt. Ugyanez a részletesség jellemzi a cikkek, eszközök és raktárak kezelését is.

A Terra-Platform egyedisége a paraméterezhetőségben rejlik: felismerve, hogy minden iparágnak más és más adatokra van szüksége, a rendszer lehetőséget ad teljesen egyedi nyilvántartási körök és adatmezők gyors létrehozására. Legyen szó speciális gyártási paraméterekről, egyedi szerződési feltételekről vagy speciális minősítésekről, a rendszer kényszerű fejlesztés nélkül idomul az igényekhez. Ez a "tiszta adat" megközelítés az alapja minden későbbi automatizmusnak és vezetői riportnak. A rendezett, logikusan felépített nyilvántartások révén a keresési idő minimálisra csökken, az adatok hitelessége pedig megkérdőjelezhetetlenné válik.

Napi operatív rutinjaim – Automatizált tevékenységek, üzleti logikák

A hatodik lépésben beüzemeljük a rendszeren belül helyet kapó számos ügyviteli automatizálást a napi operatív tevékenységek támogatására. Ilyen például az iktató, az áruforgalmi, igény- és jóváhagyás kezelő, szerződés nyilvántartó, projekt- és kapacitás kezelő modulok. Ezen felül természetesen itt elkészülhetnek a szervezetre jellemző, teljesen egyedi logikák, megoldások is.

Ez a fejezet a Terra-Platform intelligenciáját mutatja be a gyakorlatban. Itt kapcsolódnak össze a korábbi modulok egy-egy konkrét üzleti cél megvalósítása érdekében. Az iktatórendszer, az áruforgalom-kezelés, a szerződéstár vagy a projektkapacitás-kezelő modulok nem csupán adatokat tárolnak, hanem aktívan segítik a napi rutint. Az üzleti logikák beépítésével a rendszer képes előre gondolkodni: figyelmeztet a határidőkre, jelzi a készletfogyást, vagy éppen automatikusan generálja a szükséges bizonylatokat a folyamat bizonyos lépéseinél. Az operatív hatékonyságot az a modularitás adja, amely lehetővé teszi, hogy a szoftver pontosan lekövesse a cég specifikus jóváhagyási láncait és döntési mechanizmusait. A cél a "robotmunka" minimalizálása, hogy a kollégák az értékteremtő feladatokra koncentrálhassanak. A Terra-Platform keretrendszere biztosítja, hogy ezek a rutinok ne merev korlátok legyenek, hanem rugalmas keretek, amelyek szükség esetén (pl. jogszabályváltozás vagy profilbővítés) gyorsan átparaméterezhetők. Ezzel a rendszer a szervezet élő részévé válik, amely folyamatosan optimalizálja a működést.

Rendszerkapcsolataim –  Kommunikációs eszközök, interface megoldások

Az alkalmazás nyitott más rendszerekkel való adatkapcsolati kommunikációra (ügyviteli rendszerek, NAV stb.). A szervezetnél már bevezetett társrendszerekből a Terra-Platform fogadja és továbbítja is az adatokat, hogy az ügyek a lehető leghatékonyabban működhessenek. A belső chat-elés és fórum kezelés mellett helyet kapott egy e-mail feldolgozó és -kliens is. Ebben a lépésben tehát az egyéb rendszerkapcsolatok és kommunikációs megoldások kerülnek kialakításra.

Egy modern vállalatirányítási rendszer nem létezhet vákuumban. A Terra-Platform nyitott architektúrája biztosítja, hogy a szoftver a vállalati IT-ökoszisztéma központi eleme legyen. Ebben a fejezetben az adatok áramlásának biztosítása a cél: interface (API) megoldásaink révén zökkenőmentes a kapcsolat a külső szakrendszerekkel, legyen szó könyvelő szoftverekről, webshopokról vagy a NAV online adatszolgáltatásáról. A cél, hogy az adatok egyszer kerüljenek rögzítésre, és minden érintett felületen szinkronban legyenek. A külső kapcsolatok mellett a belső kommunikáció is ezen a szinten válik integrálttá. A rendszeren belüli chat, a fórumok és a teljes körű e-mail kliens funkció biztosítja, hogy a munkatársak közötti párbeszéd ne vesszen el külső csatornákon, hanem az adott ügyhöz vagy projekthez rendelve megőrződjön. Az e-mail feldolgozó képesség révén a beérkező levelekből közvetlenül feladatok vagy dokumentumok generálhatók, így a kommunikáció azonnal cselekvéssé alakul. A Terra-Platform tehát nemcsak adatokat tárol, hanem össze is köti a szervezet szereplőit és technológiai eszközeit.

Irányítópultom – Vezetői döntéstámogatás

Kiemelten fontos, hogy a szervezet vezetése, jó időben, jó döntéseket hozhasson, melyhez elengedhetetlen a folyamatos és szükséges, akár számított adatok rendelkezésre állása. A Terra-Platform rendszer minden felülete döntéstámogató céllal került kialakításra. Vizuális eszköztára azért ilyen színes, hogy segítse a munkatársat az információk gyors értelmezésben felhasználástól és felhasználótól függően.

Az irányítópult (dashboard) a Terra-Platform "parancsnoki hídja". Itt minden korábbi fejezet adata összegződik és vizuális információvá alakul. A vezetői döntéstámogatás lényege, hogy ne kelljen riportokat böngészni a válaszokért; a rendszer grafikonokon, mutatószámokon és valós idejű jelzőrendszereken keresztül mutatja meg a szervezet egészségi állapotát. A színes, ergonomikus felület nem csupán esztétikai kérdés: a gyors értelmezést és az "adatvezérelt" gondolkodást támogatja.

A Terra-Platform minden felülete úgy készült, hogy segítse a prioritások felállítását. A vezetők testreszabhatják saját nézeteiket, így azonnal látják a kritikus szűk keresztmetszeteket, a projektstátuszokat vagy a pénzügyi mutatókat. A rendszer képességei közé tartozik a számított adatok megjelenítése is, amelyek előrejelzésekkel és trendekkel segítik a proaktív beavatkozást. A szoftver ezen a ponton válik a stratégiai irányítás eszközévé, biztosítva, hogy a döntések ne megérzéseken, hanem pontos, aktuális tényeken alapuljanak, 360 fokos képet nyújtva a vállalkozás minden szegmenséről.

Összegzés

A globális ERP (vállalatirányítási rendszer) piac napjainkban kritikus válaszút elé érkezett. A vállalkozások többsége választani kényszerül a merev, drága és nehézkesen bevezethető "nagy" rendszerek, valamint az olcsóbb, de funkcionálisan korlátolt "dobozos" szoftverek között. Előbbiek implementációja gyakran évekig tart és a szervezet rugalmasságának rovására megy, utóbbiak pedig gyorsan kinőhetőek és gátolják az egyedi üzleti innovációt. Ebben a piaci környezetben a Terra-Platform egy egyedülálló, hibrid megközelítést képvisel.

A Terra-Platform komplexitása nem bonyolultságot, hanem teljességet jelent. Sikerünk titka a "keretrendszer szemlélet": az azonnal használható moduláris alapok (mint egy dobozos szoftvernél) találkoznak a végtelen paraméterezhetőséggel (mint egy egyedi fejlesztésnél). Ez a kettősség teszi lehetővé, hogy partnereinknek ne kelljen kompromisszumot kötniük. A Terra-Platform nem csupán szoftver, hanem egy módszertani keret is, amely képes lekövetni egy szervezet növekedését és változásait is megteremtve az ideális vállalkozás digitális mását.